Personvernerklæring for Helseforum for kvinner

Helseforum for kvinner behandler personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Helseforum for kvinner samler inn og behandler personopplysninger. 

Helseforum for kvinner ved daglig leder er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

 

Informasjonskapsler (cookies)

Det brukes informasjonskapsler (cookies) for å bedre brukeropplevelsen din når du besøker vår nettside.

Ved å hente informasjon og/eller benytte tjenester på våre nettsider, samtykker du i at det settes informasjonskapsler i din nettleser, i og med at de fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer cookies. Dersom du ikke vil akseptere vår bruk av cookies, kan du trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren på din datamaskin. Vi gjør imidlertid oppmerksom på at dette kan medføre redusert brukeropplevelse.

Google Analytics brukes for å analysere bruken av nettsidene og gir oss informasjon om hvilke sider som er mest besøkt, hvilken side brukeren klikker seg inn fra og på hvilke tidspunkter sidene er mest besøkt osv. Informasjonen kan brukes til å forbedre nettsiden vår.

Google Analytics er en nettanalysetjeneste som leveres av Google, Inc. ("Google"). Google Analytics bruker cookies for å analysere hvordan brukere benytter nettstedet. Informasjonen som genereres av en slik cookie ved bruk av det aktuelle nettstedet, inkludert din IP-adresse, sendes til Google og lagres på servere i USA. Google kan overføre statistikken til tredjeparter hvis dette kreves iht. lov eller i tilfeller hvor tredjeparter behandler informasjonen på vegne av Google.

 

Behandling av personopplysninger

Helseforum for kvinner lagrer personopplysninger om personer som registrerer seg hos oss for å delta i våre aktiviteter. Opplysningene lagres i en database driftet av vår databehandler Online EDB AS i samarbeid med iBooking AS som begge har databehandleravtaler med Helseforum for kvinner. Vi har også inngått databehandleravtaler med Embassi AS og j2 Global Norway AS som drifter og vedlikeholder våre datasystemer og datafiler. Databehandleravtalene omhandler blant annet taushetsplikt og sikker behandling av opplysningene i henhold til gjeldende lover og regler.

Opplysninger som lagres er navn, adresse, telefonnummer, epost adresse, ansiktsfoto, fødselsdato og opprinnelsesland, foresatt-tilknytning for barn under 18 år og sponsor-tilknytning for de som har sponsor, samt betalingsinformasjon og tidspunkt for når personen besøker Helseforums aktiviteter.

Formålet er å oppfylle deltakerforholdet, identifisering vedr. betaling og adgang til aktivitetene, for å gi relevant informasjon, invitere til brukerundersøkelser, samt for å kunne samle anonym statistikk til offentlige rapporter og til våre interessenter. Registrering av opprinnelsesland gjøres med en interesseavveining for sistnevnte formål. Ved behov skrives det et notat til våre medarbeidere for å kunne gi best mulig oppfølging til deltakeren, det kan for eksempel gjelde enighet med deltakeren om hvilken aktivitet som skal utføres. Det blir ikke lagret sensitive opplysninger. Deltakeren kan kontaktes via epost, nyhetsbrev, sms, telefon eller postutsendelser til ovennevnte formål. Behandlingsgrunnlaget er avtalevilkår og i enkelte tilfeller interesseavveining.

Opplysninger relatert til betaling bevares i 5 år etter regnskapsloven. Personopplysningene behandles så lenge det er behov for dette og vil senest innen 6 år bli slettet eller anonymisert for statistikk og eventuell forskning eller behov for dokumentasjon til våre interessenter. Inngåtte avtaler blir lagret for ettertiden av hensyn til dokumentasjon til våre interessenter, dette har vi grunnlag for i interessevurdering.

 

Andre registreringer

Timeavtaler lagres med tidspunkt, navn og telefonnummer på de som kontakter oss for å avtale tid og den/de som skal delta. Eventuelle representanter for instanser blir samtidig lagret med stilling og sted. Navn og telefonnumre anonymiseres innen 18 mdr. Behandlingsgrunnlaget er interesseavveining.

Deltakerlister. Ved opprettelse av aktiviteter hender det at vi tar imot påmeldinger og lager lister med de påmeldtes navn og telefonnummer. Behandlingsgrunnlaget er interesseavveining. Dette slettes fortløpende og senest innen 18 mdr.

Privatpersoners enkeltbesøk til lokalet og på gratis aktiviteter blir registrert som anonyme besøk for statistikk. Representanter for organisasjoner, offentlige og private instanser som besøker vårt tiltak blir registrert i en besøkslogg. Behandlingsgrunnlaget er interesseavveining. Besøksloggen bevares på grunn av interesseavveining.

 

E-post 

Helseforum for kvinner benytter e-post som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle virksomhetens oppgaver. Herunder dialog med interne og eksterne kontakter, samt henvendelser fra deltakere og andre interesserte. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post til eller fra Helseforum for kvinner med mindre dette er helt nødvendig og avtalt med den det gjelder. Eventuelle personopplysninger slettes umiddelbart når saken er avsluttet. Dialog knyttet til samarbeid eller kjøp av tjenester kan bli lagret så lenge det kan være nyttig for samarbeidet og tjenesten. Behandlingsgrunnlaget er interessevurdering og regnskapsloven.

 

Spørreskjema og brukerundersøkelser

Anonyme spørreskjema gjennomføres ved oppstart hos våre aktiviteter for at vi kan samle anonym statistikk om hvilke grupper som oppsøker tiltaket og hvilke behov som finnes. Det er ikke mulig å knytte denne informasjonen til en person. Man kan hoppe over spørsmål man ikke ønsker å svare på. 

Vi utfører brukerundersøkelser omtrent èn gang årlig. Det er alltid frivillig å svare og man kan si nei til å delta. De fleste undersøkelser er anonyme og kan ikke spores til vedkommende.

I tilfeller hvor undersøkelsene ikke er anonyme vil dette bli ettertrykkelig informert om og det vil bli innhentet ettertrykkelig samtykke fra deltakeren for hver enkelt undersøkelse med informasjon om rettigheter, hva undersøkelsen skal brukes til og om sletting av opplysninger. Slike undersøkelser utføres av forskere og studenter som følger forskningsetiske retningslinjer med taushetsplikt og lov om personvern.  

Formålet med slike spørreundersøkelser er å få tilbakemeldinger om hva Helseforum for kvinner kan gjøre bedre, hvordan tiltaket benyttes, og om eventuell nytteverdi tiltaket har for den enkelte og for samfunnet. Resultatene blir alltid anonymisert og brukes til offentlig rapportering for å synliggjøre vårt arbeid og resultater.

 

Deling av informasjon med tredjepart

Helseforum for kvinner deler informasjon med organisasjonen Studieforbundet Solidaritet som yter støtte til oss. Det gjelder kun for personer som frivillig oppgir navn og underskriver på kurslister ved våre aktiviteter. Det gjelder navn, fødselsår og adresse. Behandlingsgrunnlaget er samtykke. Vi bevarer opplysningene i 5 år etter regnskapsloven. Studieforbundet Solidaritet er ikke en databehandler men har egen lovhjemmel for å innhente og behandle slike opplysninger.

For de som har en sponsor som betaler for eller har avtale om sin deltakelse hos Helseforum for kvinner så kan vi dele informasjon med den aktuelle sponsor om deltakerens besøk på våre aktiviteter. Behandlingsgrunnlaget er avtale. Det skal foreligge en avtale mellom Helseforum for kvinner og sponsoren før opplysninger deles.

Utover det som står i denne personvernerklæringen utleverer vi ikke informasjon til andre med mindre vi er rettslig forpliktet til det.

 

Utsending av SMS og avmelding

Vi sender ut sms med informasjon gjennom iBooking AS til personer som har registrert sitt mobil nummer hos oss. Det gjelder informasjon om deltakerforholdet, vårt arbeid og aktiviteter, samt annet som er relevant for våre deltakere og som bidrar til våre målsetninger om å bedre deltakernes helse- og livssituasjon. Vi sender ikke kommersielt innhold og driver ikke med innsamling. Vi deler ikke telefonnumre med uvedkommende. Behandlingsgrunnlaget er avtale og interesseavveining.

Avmelding: Man kan når som helst melde fra at man ikke ønsker å motta flere sms ved å ringe oss, sende epost, eller ved å sende sms STOPP til nr: 59446528

Ved jevne mellomrom sender vi ut sms med spørsmål om man ønsker å stanse sms fra oss. Avmelding mottas gjennom vår databehandler Front Information AS som er koblet direkte opp mot teleoperatørene, og som mottar og lagrer våre deltakeres mobilnummer og sms-meldinger. Denne trafikkdata med mobilnummer og sms blir slettet etter ferdigbehandling og senest innen 6 måneder. Det foreligger en databehandleravtale mellom Helseforum for kvinner og Front Information AS.

 

Nyhetsbrev

Helseforum for kvinner har databehandler avtale med Eliksir AS som drifter den elektroniske plattformen som vi benytter for å sende ut nyhetsbrev med informasjon. Formålet er å gjøre kjent hva Helseforum for kvinner arbeider med og å holde kontakt med vårt nettverk. I tillegg kan vi sende brukerundersøkelser for å få tilbakemeldinger om arbeidet vårt.

Vi sender ut informasjon cirka fire ganger i året via e-post til de som har meldt seg på gjennom skjema på nettsiden vår med behandlingsgrunnlag samtykke. I tillegg kan informasjon sendes til våre medarbeidere, frivillige, deltakere, samarbeidspartnere og andre kontakter hvor behandlingsgrunnlaget er avtale eller interesseavveining.

Informasjon som lagres er e-postadresse og navn. Dette deles ikke med andre og slettes når man melder seg av. Avmelding gjøres ved å trykke ‘’avmelding’’ på nyhetsbrevet eller kontakte oss på post@helseforumforkvinner.no

 

Betaling

Helseforum for kvinner har avtaler med DNB bank, NETS, BankAxept og Settl AS, samt databehandler avtale med Høilund Regnskap AS for å håndtere betalinger for egenandel til våre aktiviteter og kjøp av tjenester fra Helseforum for kvinner. Behandlingsgrunnlaget er å oppfylle kundeforholdet og overholde norske lover og regler.

 

Informasjonssikkerhet

For personer under 18 år krever vi samtykke fra foresatte før vi kan behandle deres opplysninger.  Det er kun medarbeidere med taushetsplikt som har tilgang til å behandle personopplysninger. Personopplysninger oppbevares i låste skap og i datasystemer som er beskyttet med passord og krypteringer hvor det er behov for dette.

 

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet. Helseforum for kvinner har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert hos Helseforum for kvinner har rett på innsyn i egne opplysninger og trekke tilbake samtykke, samt å be om at opplysninger blir endret, supplert eller slettet, med mindre det medfører uriktighet eller om vi er pålagt ved lov å bevare opplysningene. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager. Det er også anledning til å klage til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.